Paczki świąteczne dla klientów i pracowników

Paczka świąteczna dla klienta to jeden z niewielu momentów w roku, kiedy firma ma pełną uwagę osoby, z którą robi interesy, i nie musi niczego sprzedawać. Dobrze trafiony prezent zostaje w pamięci na długo. Spóźniony, rozbity albo wysłany pod nieaktualny adres psuje to, na co handlowcy pracowali cały rok. Dlatego przy prezentach dla klientów i pracowników logistyka jest równie ważna jak sama zawartość.

Klient, partner, pracownik: trzy różne wysyłki

Na pierwszy rzut oka to ta sama akcja: paczka świąteczna z logo firmy. W praktyce różnią się odbiorcą, adresem i tym, co może pójść nie tak.

• Klienci i kontrahenci: zwykle kilkadziesiąt do kilkuset paczek, często w kilku wariantach zależnych od wartości klienta, wysyłanych do biur. Liczy się wrażenie i termin.
• Partnerzy i dostawcy: podobnie jak klienci, ale lista adresów leży zwykle w innym dziale niż CRM sprzedaży.
• Pracownicy: więcej paczek, jeden lub dwa warianty, często na adresy domowe. Liczy się to, żeby nikt nie został pominięty.

Jeśli w jednym sezonie wysyłasz do wszystkich trzech grup, zaplanuj to jako jedną akcję z kilkoma listami. Jeden magazyn i jeden harmonogram to mniej pracy niż trzy osobne projekty.

Prezenty dla klientów: od czego zacząć

Zacznij od listy, nie od produktu. Wyciągnij klientów z CRM i podziel ich na grupy, np. kluczowi klienci, stali klienci i nowe kontakty. Każda grupa może dostać inny zestaw w innym budżecie. Wtedy kluczowy klient dostaje coś wyjątkowego, a koszt całej akcji nadal mieści się w budżecie.

Adres sprawdź z opiekunem klienta. W grudniu część osób pracuje zdalnie, a paczka zostawiona na recepcji biurowca może przeleżeć tam do stycznia. Przy kluczowych klientach warto zapytać wprost, gdzie paczka ma trafić, i podać kurierowi nazwę firmy, piętro oraz telefon do odbiorcy.

Zapytaj też, czy klient ma zasady dotyczące przyjmowania upominków. Część firm, zwłaszcza duże korporacje i instytucje, ogranicza wartość prezentów, które pracownicy mogą przyjąć, albo w ogóle wyklucza alkohol. Lepiej wiedzieć o tym przed zamówieniem zawartości niż po zwrocie paczki.

Personalizacja robi tu największą różnicę. Bilecik podpisany przez opiekuna klienta, z imieniem odbiorcy, zmienia firmowy upominek w gest od konkretnej osoby. Rozliczenie prezentów dla kontrahentów (VAT, koszty reprezentacji) ustal z księgowością przed zakupem zawartości.

Paczki dla pracowników: co jest inne

Adres domowy pracownika to dana osobowa. To, że dział kadr go zna, nie oznacza jeszcze, że można go swobodnie przekazać firmie, która wyśle paczki. Ustal z HR albo inspektorem ochrony danych podstawę przetwarzania adresów w tym celu. W praktyce sprawdza się krótki formularz, w którym pracownik sam podaje adres dostawy i telefon dla kuriera. Przy okazji masz aktualne dane, bo te z kadr bywają nieaktualne po przeprowadzkach.

Firma logistyczna przetwarza te dane w Twoim imieniu, więc potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych i ustalenie, kiedy dane zostaną usunięte po akcji.

Przy pracownikach często działa model mieszany: paczki zbiorczo do oddziałów, w których pracuje większość zespołu, i pojedyncze przesyłki dla osób zdalnych. Pamiętaj też o wariantach, np. zestaw bez alkoholu albo dla osób na diecie.

Harmonogram: kiedy zacząć

Spokojny scenariusz zakłada start we wrześniu albo październiku:

1. Wrzesień i październik: lista odbiorców, wybór zawartości, zamówienie produktów i opakowań, wycena logistyki.
2. Październik: dostawy do magazynu i liczenie towaru przy przyjęciu.
3. Listopad: kompletowanie i pakowanie zestawów.
4. Grudzień: wysyłki i doręczenia, z zapasem przed świętami.

Paczki dla klientów warto doręczyć w pierwszej połowie grudnia, zanim biura zaczną pracować w okrojonym składzie. Mniejsze akcje da się domknąć później, wysyłając falami, ale w ostatnich tygodniach przed świętami przewoźnicy pracują na granicy przepustowości.

Pakowanie, które dojedzie w całości

Szkło, świece, kosmetyki i ceramika pojawiają się w prezentach świątecznych bardzo często, a każde z nich wymaga innego zabezpieczenia. Zanim spakujesz całą partię, zrób kilka paczek testowych i wyślij je na próbę. Sprawdzisz, czy wypełnienie trzyma produkty i czy paczka dobrze wygląda po otwarciu.

Jeśli w zestawie ma być alkohol, zgłoś to już na etapie wyceny. Nie każdy przewoźnik go przyjmuje i nie do każdego odbiorcy powinien trafić.

Zwroty i raport doręczeń

Część przesyłek wróci zawsze: zmiana adresu, zamknięte biuro, urlop. Ustal z góry, co wtedy się dzieje: ponowna wysyłka, dostawa do biura albo odbiór z magazynu.

Raport doręczeń dla każdego odbiorcy przydaje się bardziej, niż się wydaje. Przy klientach opiekun wie, kiedy paczka dotarła, i może zadzwonić z życzeniami w odpowiednim momencie. Przy pracownikach HR wie, kto prezentu nie dostał, zanim ten ktoś sam o to zapyta.

Ile kosztuje wysyłka paczek świątecznych

Budżet składa się z zawartości, opakowania i logistyki. W Logis2Tribe logistykę rozliczamy w modelu jednej ceny za paczkę. Obejmuje ona przyjęcie i liczenie towaru, magazynowanie na czas akcji, kompletowanie, pakowanie i przygotowanie do nadania. Stawka zależy od liczby elementów w zestawie, opakowania i personalizacji. Pełny kosztorys, razem z transportem, dostajesz w wycenie.

Jak to wygląda w Logis2Tribe

Produkty od Ciebie i Twoich dostawców trafiają do naszego magazynu pod Warszawą, gdzie liczymy je przy przyjęciu. Składamy i pakujemy zestawy według scenariusza, także w kilku wariantach dla różnych grup klientów. Wysyłamy je do biur kontrahentów i na adresy domowe pracowników, z Twojej listy. Doręczenia widzisz na bieżąco, a po akcji dostajesz raport i niewykorzystany towar. Obsługujemy akcje od kilkudziesięciu do ponad 20 000 paczek, bez stałej umowy.

Przykład: dla Prezentmarzeń przygotowaliśmy świąteczne zestawy dla kontrahenta, z kartą na doświadczenia i zawartością dobraną do budżetu, od kompletacji po dostawę do rąk odbiorcy. Zobacz case study.

Wyceń wysyłkę paczek, odpowiadamy w ciągu 24 godzin.