Logistyka nagród w loterii i programie lojalnościowym

Jednorazowy konkurs to kilkaset paczek w jednym tygodniu. Loteria promocyjna albo program lojalnościowy to zupełnie inna skala: nagrody wydaje się przez wiele tygodni lub miesięcy, często tysiącom osób, a stan magazynu musi nadążać za tym, ile uczestnicy wygrywają i wymieniają. Tu logistyka przestaje być dodatkiem do kampanii. Staje się jej częścią, którą widzi każdy uczestnik.

Loteria promocyjna: logistyka zaczyna się przed zezwoleniem

Loteria promocyjna wymaga zezwolenia dyrektora izby administracji skarbowej. Do wniosku dołącza się regulamin, który zostaje zatwierdzony razem z zezwoleniem, a każda późniejsza zmiana wymaga ponownego zatwierdzenia. Organ ma na decyzję do dwóch miesięcy.

Dla logistyki oznacza to jedno. Miejsce i termin wydawania nagród oraz tryb reklamacji trzeba opisać w regulaminie, zanim wniosek trafi do urzędu. Jeśli w trakcie loterii okaże się, że deklarowany termin dostarczenia nagród jest nierealny, poprawka oznacza kolejną procedurę. Dlatego partnera logistycznego warto mieć już na etapie pisania regulaminu.

Do tego dochodzi opłata za zezwolenie, liczona od wartości puli nagród, oraz wymóg nadzoru nad loterią przez osobę przeszkoloną z przepisów o grach hazardowych. Tymi formalnościami zajmuje się organizator loterii albo wyspecjalizowana agencja.

Program lojalnościowy: nagrody wydawane bez końca

W programie lojalnościowym lub motywacyjnym uczestnicy zbierają punkty i wymieniają je na nagrody z katalogu, w dowolnym momencie. Nie ma jednego dnia wysyłki. Zamówienia spływają codziennie, a popularne nagrody znikają szybciej, niż ktokolwiek zakładał.

Najważniejsze decyzje dotyczą katalogu:

• które nagrody trzymasz w magazynie, a które zamawiasz dopiero po wymianie punktów,
• jak szybko uzupełniasz stany i co pokazujesz uczestnikowi, gdy nagrody zabraknie,
• czym zastępujesz nagrodę wycofaną przez producenta,
• które nagrody wydajesz elektronicznie, np. jako vouchery lub doładowania kart przedpłaconych.

Nagroda trzymana w magazynie dociera szybciej, ale zamraża budżet i niesie ryzyko, że zostanie na półce. Zamawianie na żądanie oszczędza pieniądze, za to wydłuża czas oczekiwania. Większość programów łączy oba podejścia: najpopularniejsze nagrody na stanie, reszta na zamówienie.

Wysyłki falami i codzienne

W loterii z losowaniami tygodniowymi nagrody wychodzą falami po każdym losowaniu. W programie lojalnościowym lepiej sprawdza się stały rytm, np. codzienne albo cotygodniowe nadania. W obu przypadkach liczy się przewidywalność: uczestnik powinien wiedzieć, kiedy nagroda do niego dotrze, a dział obsługi klienta, co mu odpowiedzieć.

Reklamacje i pytania uczestników

Nawet przy dobrze ustawionym procesie część uczestników zapyta o status paczki, część zgłosi uszkodzenie, a ktoś poda zły adres. Ustal z góry, kto odpowiada na te pytania i w jakim czasie. Najlepiej, żeby robił to ten, kto widzi stan magazynu i numery przesyłek, bo wtedy odpowiedź zajmuje minutę, a nie dzień.

Raporty i dokumentacja

Loteria wymaga starannej dokumentacji, a program lojalnościowy rozliczeń z budżetem. Raport doręczeń dla każdej nagrody, stany magazynowe i lista zwrotów to dane, o które prędzej czy później zapyta organizator, kontroler albo dział finansów. Lepiej mieć je od pierwszego dnia, niż odtwarzać po fakcie.

Przykład: program AppTeczka

OnePharma prowadzi AppTeczkę, program edukacyjno-motywacyjny dla farmaceutów z aptek w całej Polsce. Logis2Tribe przejęło w nim logistykę nagród: sourcing i zarządzanie katalogiem nagród rzeczowych i doładowań kart przedpłaconych, kompletowanie i wysyłkę paczek do laureatów oraz obsługę reklamacji i pytań. Zespół OnePharma nie musi utrzymywać własnego magazynu i może skupić się na rozwoju platformy. Pełne case study.

Dla agencji organizujących loterie

Jeśli Twoja agencja przygotowuje loterie i programy dla marek, możemy być jej zapleczem logistycznym. Wy zajmujecie się mechaniką, zezwoleniem i komunikacją. My magazynem, pakowaniem, wysyłkami, zwrotami i raportami. Importujemy listy laureatów, wysyłamy falami i rozliczamy się w modelu jednej ceny za paczkę, od kilkudziesięciu do ponad 20 000 nagród w jednej akcji.

Porozmawiajmy o logistyce Twojego programu, wycenę przygotujemy w ciągu 24 godzin.